Hoe richt ik een vereniging op?
Een vereniging is een aantal mensen die samenkomen om langere tijd aan hetzelfde doel te werken. In Diksmuide kan je dan subsidie aanvragen voor die werking of gemakkelijk een zaal huren.
Stap 1: mensen bij elkaar brengen
Om een vereniging op te starten, ben je met minstens 2 enthousiaste personen.
Stap 2: samen het doel bepalen
Als je samen het doel bepaald hebt, zoek je een naam en je feitelijke vereniging (zie stap 3) is gelanceerd.
Stap 3: juridische structuur bepalen
Van zodra je met een aantal personen (twee of meer) een clubje opricht om een gezamenlijk doel na te streven, spreekt men van een feitelijke vereniging. Dit heeft geen juridische grond. De leden van de vereniging zijn individueel aansprakelijk.
Als jouw vereniging bepaalde risico’s neemt om haar doel te realiseren, goederen wil verwerven of schenkingen aanvaarden, is het nodig om een vzw op te richten. Het oprichten van een vzw houdt een aantal juridische, fiscale en boekhoudkundige verplichtingen in. Voor meer info kan je terecht op de website van het Vlaams studie- en documentatiecentrum voor vzw’s: http://www.vsdc.be.
Je vereniging verzekeren
Een ongeval is gauw gebeurd. Je hebt er als vereniging alle belang bij dat je medewerkers goed verzekerd zijn.
De subsidiereglementen van Diksmuide leggen een verzekeringsplicht op.
De bedoeling hiervan is om de verenigingen, de bestuursleden én de vrijwilligers te beschermen, want iedereen kan aansprakelijk gesteld worden voor wat fout loopt bij een activiteit.
Valt je vereniging onder een koepel of een federatie? Neem dan contact op met deze instantie. Vraag een kopie van de polis en een bewijs dat jouw vereniging hierbij is aangesloten.
Is er geen koepel of federatie waarbij je kan aansluiten of wil je liever onafhankelijk blijven, sluit dan zelf de nodige polissen af:
• Burgerlijke Aansprakelijkheid (BA): dekt medewerkers/vrijwilligers van en vereniging voor het berokkenen van schade aan derden tijdens activiteiten
• Lichamelijke Ongevallen (LO): hiermee verzeker je je medewerkers/vrijwilligers voor ongevallen tijdens (en eventueel ook op weg van en naar)
Je beslist zelf hoe uitgebreid deze polissen zijn.
Je kan je vereniging verzekeren:
1. Bij een verzekeraar naar keuze of bij een plaatselijke makelaar:
• Breng je programma in kaart (aard activiteiten, frequentie, …)
• Vraag een polis BA voor verenigingen, bestuurders en vrijwillige medewerkers
• Vraag een bijkomende dekking LO voor jouw bestuurders en vrijwillige medewerkers
• Jouw verzekeraar werkt voor jou een polis op maat uit. Vraag een persoonlijk gesprek. Alleen het invullen van een anonieme vragenlijst volstaat niet.
• Probeer te onderhandelen voor een verzekering zonder franchise
2. Via de gratis vrijwilligersverzekering van de Vlaamse Overheid via Vlaanderen Vrijwilligt
• Ruime dekkingen, deels gratis (1.000 uren)
• Dekking BA voor vereniging en medewerkers voor schade aan derden tijdens hun organisaties
• Dekking LO voor jouw vrijwillige medewerkers tijdens de activiteiten en de weg van en naar
• Aanvraag erkenning, indien goedkeuring 1.000 gratis uren
• Nadeel: bijkopen van extra uren is betalend (en duur), prestaties moeten 48 uur op voorhand worden gemeld
Auteursrechten betalen via Unisono
Voor een optreden of een muziekactiviteit moet je taksen betalen. Alle informatie en aangifteformulieren vind je op het unieke platform https://www.unisono.be. Je regelt en betaalt alles op één centrale plaats en met één betaling.
Billijke vergoeding gaat naar de uitvoerders van de muziek. De stad betaalt een forfait voor gewone activiteiten en activiteiten met drank(verkoop) die plaatsvinden in de stedelijke ontmoetingscentra. Voor activiteiten waar ook gedanst wordt (fuiven, bals) moet de organisator zelf een aanvraag doen.
Sabam gaat naar de auteurs en componisten en moet altijd door de organisator zelf worden aangevraagd en betaald.
Privacy - GDPR
De GDPR (General Data Protection Regulation of Algemene verordening gegevensbescherming) is ook van toepassing op het lokale verenigingsleven.
Het betekent dat je zorgvuldig moet omgaan met de persoonlijke gegevens van je leden. Je brengt het best in kaart welke gegevens je bijhoudt, waarom je dat doet en waarvoor je die gegevens gebruikt. Leden of deelnemers aan activiteiten moet je informeren. Mensen moeten de kans krijgen toestemming te geven om bijvoorbeeld mails van jouw vereniging te ontvangen. Je mag ook niet zo maar foto’s nemen en publiceren. Wanneer mensen duidelijk herkenbaar zijn, moeten ze in principe toestemming geven.
Privacy@diksmuide.be, 051 79 30 31
Artiesten vinden en vergoeden
Waar vind ik een artiest ?
Soms is de artiest de spil van je activiteit, bv. bij een concert. Een andere keer is hij onderdeel van een groter verhaal, bv. straatanimatie bij een buurtfeest. Een ding is zeker: je moet zoeken in functie van je financiële en infrastructurele mogelijkheden.
Lokaal talent vind je op de website www.ijzersterktalent.be. Niet elke artiest is al gekend. Andere mogelijkheden zijn: www.vi.be (muziek), www.koorenstem.be (koren), www.danspunt.be (dans) en www.opendoek.be (theater)
Hoe vergoed ik een artiest ?
Als een artiest jouw evenement opluistert, zal je heb meestal moeten vergoeden. Er zijn een paar mogelijkheden om dit op een wettelijke manier te doen.
Een kunstenaar (of groep) kan een zelfstandig statuut hebben. In dat geval maakt hij een factuur. Is hij dat niet, dan kan hij een beroep doen op de Amateurkunstenvergoeding.
Duurzaam organiseren
Eén van de middelen om afval te voorkomen op evenementen is het gebruik van herbruikbare bekers. Deze bekers zijn vervaardigd uit duurzaam materiaal (polycarbonaat), wat veelvuldig gebruik toelaat. Bovendien zijn ze niet breekbaar en dus veiliger dan glas.
Het gebruik van herbruikbare bekers is in heel Vlaanderen verplicht. Diksmuide beschikt over 10.000 bekers die verenigingen gratis kunnen ontlenen. Het aanvraagformulier voor deze herbruikbare bekers vind je hier
Het is belangrijk om vooraf een vlot statiegeldsysteem uit te werken. Voor verdwenen, beschadigde of vuile bekers wordt €0,70/beker aangerekend.
Ondersteuning en plichten in Diksmuide?
Voor een evenement op openbaar domein, een fuif of een wielerwedstrijd zijn vergunningen nodig (geluid, sterke drank, mobiliteit, inname openbaar domein…). Je kan die vergunningen aanvragen via de meldingsfiche.
Een overzicht van de ondersteuning in de vorm van subsidies, zalen en materiaal vind je snel via www.diksmuide.be/vrije-tijd-ontmoeting/verenigingen-diksmuide.
Hulp nodig?
Evenementenloket
Evenementeloket@diksmuide.be
051 79 30 60
Maria Doolaeghestraat 2b, Diksmuide
De Jeugddienst helpt graag jonge organisatoren
jeugd@diksmuide.be
051 79 32 70
Polderpand (tweede verdieping), Heilig Hartplein, Diksmuide
Check ook https://ikorganiseer.be/